Iba smernice váš problém nevyriešia. DocTag spoľahlivo zaistí klasifikáciu všetkých dokumentov

Vo veľkom pivovare sa i napriek interným smerniciam pre prácu s informáciami nedarilo zaviesť medzi zamestnancami označovanie dôverných dokumentov. Z našich dlhoročných skúseností vieme, že účinnosť školení býva spravidla krátkodobá. V AEC sme preto navrhli aplikáciu DocTag, ktorú sme začlenili do kancelárskeho balíku MS Office používaného v podniku.

Aplikácia DocTag začala nútiť zamestnancov klasifikovať všetky dokumenty podľa dôvernosti obsiahnutých informácií. Označenie potom bolo v každom dokumente viditeľné v jeho hlavičke. Pre najvyššie triedy citlivosti dokumentov sme navrhli zabezpečenie šifrovaním.

Vzhľadom k tomu, že pivovar už mal definovaný systém klasifikácie, trvalo nasadenie DocTag len niekoľko dní. Najviac času pritom zabralo zaškolenie zamestnancov. Vďaka aplikácii už u zákazníka nevznikajú žiadne dokumenty bez označenia ich triedy zabezpečenia. DocTag navyše stráži zmeny klasifikácie dokumentu a automaticky klasifikuje e-maily podľa vložených príloh.

Ako Document Tagging funguje

Systém na klasifikáciu a zabezpečenie dokumentov je doplnok pre aplikácie Microsoft Office, Windows Explorer a Adobe PDF, ktorý pomocou niekoľko málo kliknutí vybaví dokument neodstrániteľnou značkou s informáciou o stupni dôvernosti daného dokumentu. Doplnok je možné inštalovať i vzdialene

Pre ľahšiu orientáciu týkajúcu sa manipulácie s dokumentami je zavedená klasifikácia informácií do jednotlivých stupňov podľa dôvernosti. Klasifikačné stupne definujú postupy distribúcie, skartácie, uloženia, zabezpečenia a pod. Dokumenty je možné klasifikovať stupňami, napr. ako Verejné, Iba pre interné účely, Dôverné a Obchodné tajomstvo. Počet stupňov a ich označenia sú plne konfigurovateľné.

Riešenie zaisťuje kontrolu nad tým, kto, kedy a aký dokument klasifikoval. To postupne vedie u zamestnancov k rastu zodpovednosti pri nakladaní s dokumentami s vyšším stupňom dôvernosti.

Prečo by som sa mal/a o DocTag zaujímať?

Pretože chcem:

• Zabezpečiť svoje dokumenty, ale neviem, ako na to.
• Zaviesť bezpečnostné štandardy pre prácu s dokumentami.
• Naučiť svojich zamestnancov mať zodpovednosť za dokumenty, s ktorými pracujú.
• Zvýšiť povedomie svojich zamestnancov o práci s dokumentami, ktoré obsahujú citlivé dáta.
• Mať istotu, že dôverné a citlivé dokumenty budú čitateľné len pre tie správne osoby.
• Zvýšiť a podporiť efektívnosť systémov DLP.

Referencie​

• ČEZ ICT Services, a.s.